Acquisto di un bene o servizio tramite buono d’ordine
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Analisi della richiesta di acquisto
Per importi inferiori a € 140.000 IVA esclusa
Dal 01/01/24 è obbligatorio ricorrere alle piattaforme di approvvigionamento digitale (MePA/START) per qualsiasi tipologia di acquisto e per qualsiasi importo, il fornitore dev’essere iscritto a MePA oppure su piattaforma S.T.A.R.T. Toscana (vale anche per i fornitori esteri).
Fino a data da destinarsi, deroga per gli acquisti con imponibile* inferiore a € 5.000, pertanto non è obbligatorio ricorrere alle piattaforme sopra citate
*l’importo netto totale, comprensivo anche delle eventuali spese di gestione e/o trasporto
Per acquisti TCI (Tecnologie per la Comunicazione e della Informazione)
(strumenti di telecomunicazione, computer, tecnologie audio-video): c'è sempre obbligo di acquisto tramite Convenzione Consip oppure mediante Catalogo MePA
Per acquisti di importo pari o superiore a 10.000 € IVA esclusa
Prima di poter essere gestiti dovranno essere sottoposti ed approvati dal Consiglio di Dipartimento
Per acquisti di imponibile pari o superiore a 140.000 €
L’acquisto deve essere inserito nella programmazione triennale e la procedura per l’acquisizione di beni e servizi viene effettuata dall’Amministrazione Centrale attraverso la Centrale Acquisti
Si ricorda l’importanza di programmare e aggregare gli acquisti in base alle proprie esigenze, di progetto o di sezione, con l’obiettivo di effettuare meno acquisti, ma di importo superiore
Casisitiche di fondi/progetti
Acquisti su fondo da rendicontare
È necessaria una informale indagine di mercato da effettuarsi con l'ottenimento di almeno 3 preventivi o con ricerca degli articoli sul catalogo MePA
La scelta va operata in base al “Best value for money”, ovvero valutando sia il prezzo sia la qualità dell’offerta (non necessariamente si deve scegliere l’operatore con prezzo più basso l’importante è motivare)
Se ci sono dubbi sull’ammissibilità dell’acquisto sul progetto di ricerca è consigliabile contattare l' Ufficio Ricerca
Acquisto su fondi liberi/non rendicontabili
È sufficiente un solo preventivo, oppure la singola scheda tecnica degli articoli individuati sul catalogo MePA, anche senza indagine di mercato
Unicità
Se il fornitore è unico ed esclusivista degli articoli necessari bisogna allegare alla richiesta una dichiarazione di unicità (solitamente procurata a richiesta dal fornitore stesso) che deve riguardare sia i prodotti che il fornitore: bisogna motivare la necessità di acquisto di uno specifico bene/servizio e bisogna accertarsi che il fornitore sia realmente esclusivo per quel prodotto/servizio
Invio della richiesta di acquisto tramite Depotlab
Una volta ottenute tutte le informazioni necessarie (il fornitore, gli articoli o i servzi da acquistare, il fondo ed i preventivi) è possibile procedere all'inserimento della richiesta di acquisto sull’applicativo Depotlab inserendo le proprie credenziali di Ateneo e accedendo
Come utilizzare DepotLab
Da sapere
Requisiti fornitore
Per poter formalizzare l’ordine, il fornitore dovrà obbligatoriamente:
- essere iscritto ad una piattaforma certificata (MePA oppure START) (con deroga fino a data da destinarsi per ordini di importo inferiore a € 5.000)
- compilare e firmare la dichiarazione sostitutiva riguardante i motivi di esclusione dagli appalti pubblici e il patto di integrità
- essere in regola con DURC (regolarità fiscale) e ANNOTAZIONI ANAC (segnalazioni per comportamento scorretto in appalti precedenti)
- avere esperienze pregresse idonee all’esecuzione della fornitura/servizio
Se saranno utilizzati fondi PNRR (PRIN 2022): il fornitore dovrà compilare anche
- DGUE
- Dichiarazione titolare effettivo
- Dichiarazione assenza conflitto di interessi
- Dichiarazione parità di genere/disabili/DNSH + check list
Iscrizione dei fornitori alle White List
- Estrazione, fornitura e trasporto di terra e materiali inerti;
- Confezionamento, fornitura e trasporto di calcestruzzo e di bitume;
- Noli a freddo di macchinari;
- Fornitura di ferro lavorato;
- Noli a caldo;
- Autotrasporti per conto di terzi;
- Guardiania dei cantieri;
- Servizi funerari e cimiteriali;
- Ristorazione, gestione delle mense e catering;
- Servizi ambientali, comprese le attività di raccolta, di trasporto nazionale e transfrontaliero, anche per conto di terzi, di trattamento e di smaltimento dei rifiuti, nonché le attività di risanamento e di bonifica e gli altri servizi connessi alla gestione dei rifiuti.
Principio di rotazione
Non si può affidare allo stesso Operatore Economico (fornitore) per due volte consecutive (con deroga per acquisti < € 5.000), salvo se diverso settore merceologico
Es. Rossi/mele – Bianchi/mele oppure Rossi/sedie
Esenzione IVA
L’Art. 72 comma 1, del DPR 633/72 (Legge IVA) consente a chi partecipa ad un programma finanziato dalla UE di acquistare beni e servizi in regime di “non imponibilità” (ad esempio nel caso del programma H2020 e nell’ambito del VII Programma Quadro dell’Unione Europea), ovvero l’ordine potrà essere effettuato solo per l’imponibile al netto dell’IVA, accompagnato da una dichiarazione emessa dal resp. del progetto
ATTENZIONE! La non imponibilità IVA può essere applicata solo per importi superiori a € 300,00
Recupero IVA
è possibile recuperare l’IVA solo per progetti Conto Terzi (cioè per attività commerciale) in corso di validità e per beni che siano utilizzati esclusivamente per il progetto e soltanto se l'ordine è corredato da autorizzazione scritta.
Liberi professionisti
Non è possibile fare richieste di acquisto tramite buono d’ordine a liberi professionisti, ma soltanto a imprese/ditte individuali registrate alla camera di commercio
** per liberi professionisti contattare l’Ufficio Concorsi- incarichi di lavoro autonomo
Modalità di pagamento
Il saldo dell’ordine sarà fatto con Bonifico bancario entro 30gg dal ricevimento della fattura, previa attestazione da parte del richiedente di conformità dei beni consegnati/del servizio effettuato => la fattura dovrebbe essere inviata soltanto a consegna avvenuta della merce/ a servizio effettuato.
Non si posson fare pagamenti anticipati
Non si può dividere il saldo in più parti
Spese per la didattica
Le richieste di acquisto che hanno come finalità la Didattica devono riportare l’uso che ne verrà fatto e gli studenti che ne faranno uso (per esempio: numero di studenti, Corso di Studio).
Per noleggiare un pullman con autista per una visita didattica è consigliabile dettagliare le informazioni necessarie (orario, luoghi, etc.) per l’acquisto del servizio, allegando un file con la descrizione del servizio che mi necessita.
Ultimo aggiornamento
23.07.2025